Upphandling ekonomi- och löneadministration

Vi upphandlar tjänster inom ekonomiförvaltning och lönehantering

Vi är en liten organisation med ett stort hjärta som gör allt för att stötta genomförandet av goda utvecklingsidéer, och vårt mål är att göra det med hög servicenivå och stor flexibilitet.

Leader Mittland Plus är en ideell förening som i första hand är en möjliggörare för landsbygdsutveckling med hjälp av LEADER-metoden, eller Lokalt Ledd Utveckling som den också kallas. Vi har under 2016-2023 73 mkr att fördela på landsbygdsutvecklingsprojekt med leadermetoden och de här pengarna gör nytta Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvalls kommuner, och till viss del inom Höga Kusten.

Leaderföreningen är ett lokalt partnerskap för landsbygdsutveckling. Föreningen har cirka 40 medlemmar inom ideella verksamheter, företag, offentliga organisationer och privatpersoner.

Vårt huvudsakliga uppdrag är alltså möjliggöra landsbygdsutveckling i kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Detta gör vi i första hand genom att coacha blivande projektägare, hantera projektansökningar, samt förmedla och administrera EU-stöd till lokala utvecklingsprojekt som jobbar med LEADER-metoden.

Kansliet har sitt säte i Sundsvall men då föreningen jobbar över hela leaderområdets fyra kommuner rör vi på oss i hela området efter behov. Under 2016-2022 har föreningen också viss verksamhet inom Höga Kusten genom Europeiska Havs och fiskeriområdet.

Vi jobbar i stor utsträckning digitalt när det gäller vår administration.

Denna upphandling har två delar, där ekonomiförvaltning och lönehantering är den huvudsakliga delen av förfrågan och möjligheten att bistå leaderkontoret i LEADER-relaterad EU-redovisning ses som option eller möjligt framtida samarbetsområde där vi skulle kunna hjälpas åt utifrån hur vår organisations arbetssituation ser ut.

Ekonomiförvaltning och lönehantering

I rubriken ekonomiförvaltning ingår bland annat löpande bokföring, löpande utbetalningar, upprättande av löner och arvoden, hantering av frånvaro, semester, VAB med mera, reseersättningar och utlägg, rapport arbetsgivardeklarationer och pensioner, inkomstdeklaration, årsbokslut och årshandlingar, kontakt med revisorer, stöd för kansliet i ekonomifrågor samt löpande rapportering. Viss fakturering av medfinansiering och medlemsavgifter kan bli aktuellt.

Under 2021 har vi haft cirka 400 verifikat i bokföringen.

Antalet anställda är för närvarande 3 men kommer att bli fler genom projektverksamhet under året.

I den arvoderade styrelsen finns 20 personer, varav 12 är arvoderade genom leaderorganisationen och följaktligen finns i lönehanteringen. Därutöver finns arvoderade förtroendeuppdrag såsom föreningsrevisorer och valberedning.

Option på LEADER-specifik ekonomiredovisning

Vi vill veta om ni har möjlighet att bistå oss också i projektredovisning till Jordbruksverket för de projekt som leaderföreningen själv driver. Det avser framför allt ett större projekt där all EU-administration och mobilisering finns och där vi rapporterar till Jordbruksverket digitalt kvartalsvis. Vi driver även flera mindre projekt som redovisas till Jordbruksverket. Projektredovisning av föreningens egna projekt görs i Jordbruksverkets webb-baserade tjänst för ansökan om utbetalning av stöd med hjälp av underlag från ekonomiredovisningen.

Exempel på en sådan redovisning rekvireras från kansliet.

Vår tanke är att om detta uppdrag ska utföras av er, gör vi det till en början tillsammans så att vår erfarenhet överförs till den person hos anbudsgivaren som utför uppdraget som extern konsult.

Teknik

Vi hanterar all vår administration digitalt så långt det är möjligt.

Vi använder idag Visma eEkonomi Smart och Visma Lön, tjänster som går att integrera med varandra. Vi kan tänka oss att byta program, men vi ska kunna jobba i programmet lokalt på kansliet och ha full insyn i den bokföring som görs, tillika kunna ta ut de rapporter vi behöver för att följa upp ekonomin i enskilda projekt och i verksamheten i stort på egen hand.

Vi använder e-faktura kopplat till vårt redovisningssystem.

Verksamhets- och beslutsprotokoll upprättas, signeras digitalt och arkiveras digitalt.

Alla projektansökningar och ansökningar om utbetalningar är digitala.

Våra arkiv är digitala och vi delar handlingar genom serverdelning.

Uppdragets omfattning

Denna förfrågan omfattar 2022-2023 års räkenskaper och projekt, med möjlighet till förlängning till och med 2025 då leaderföreningens verksamhet avvecklas och övergår i ny organisation.

Offert ska innehålla

Namn och uppgifter om organisationen
Beskrivning av erfarenhet och kompetens inom föreningsredovisning och EU-projektredovisning inklusive referenser.
Namngiven/namngivna konsult/konsulter med CV som styrker lämplighet för uppdraget inom leaderföreningen.
Offererat pris. Arvode per timme och uppskattad tidsåtgång med en beskrivning i punktform av det uppdrag ni offererar. Priset sätts med fördel som ett takpris, med fast timpris. Tillkommande pris för uppdrag utöver det som offererats i grunduppdraget.
Övrig information som ni anser är relevant för uppdraget

Förfarande och urval

Vi sätter stort värde på personlig kontakt utöver erfarenhet av liknande uppdrag och offererat pris. Vi kommer därför att titta på alla tre faktorer i vårt urval.

Tidigare erfarenheter av ideella föreningars ekonomi är ett krav liksom erfarenhet av projektekonomi inom EU-finansierade projekt och där tillhörande administration.

Det är också meriterande om verksamheten helt eller delvis bedrivs på landsbygden i någon av våra fyra ingående kommuner, men det är inte ett krav.

Vi har i vår direktupphandlingsprocess vänt oss till flera byråer för att be om offerter, men vi kan ha missat att skicka direkt till just din byrå. Ni naturligtvis välkomna att skicka in en offert till oss.

Vi vill ha ert anbud senast den 21 februari 2022 till info (at) mittlandplus.se

Frågor

Frågor besvaras av verksamhetsledare Erika Larsson Karinaho på 070-316 23 66 eller epost erika.larsson (at) mittlandplus.se.