Bakgrund och beskrivning

Leader Mittland Plus är en ideell förening som är en möjliggörare för landsbygdsutveckling. Vi har under åren 2023-2027 41 miljoner kronor att fördela på landsbygdsutvecklingsprojekt genom leadermetoden.

Leadermetoden innebär lokalt driven utveckling utifrån lokala förutsättningar och grunden i metoden är att privat, offentlig och ideell sektor samverkar för att ge nytta till landsbygden i ett leaderområde.

Leader Mittland Plus är ett lokalt partnerskap där föreningens medlemmar finns inom ideella verksamheter, företag, offentliga organisationer och privatpersoner och vårt uppdrag är att möjliggöra landsbygdsutveckling i kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Det gör vi genom att coacha blivande projektägare, hantera projektansökningar, samt förmedla och administrera EU-stöd till lokala utvecklingsprojekt som jobbar med genom leadermetoden.

Föreningens huvudkontor finns i Sundsvall och vi har även ett kontor i Gällö men vi jobbar över ett stort geografiskt område och har ofta kontoret för dagen på en annan plats.

Om uppdraget

Uppdraget gäller upphandling för specifika kommunikationstjänster inom grafisk form.

Uppdraget omfattar formgivning av olika grafiska mallar som våra medarbetare på ett enkelt sätt kan använda för att själva skapa eget informationsmaterial som följer organisationens profil och ser lika ut oavsett vem av medarbetarna som tar fram det.

Upphandlingen avser följande grafiska mallar:

• Broschyr/folder. Vi har behov av både ett flersidigt broschyrformat på cirka 10-16 sidor för t ex en kortversion av vår gällande lokala utvecklingsstrategi där text och bild blandas, och ett mindre format för foldrar på 2-4 sidor för att kommunicera kring enskilda projekt där enstaka bilder och text ska kan ingå. Vi efterfrågar i anbudet dessa två format som kan anpassas efter olika behov i verksamheten. Formatet ska vara anpassat för att kunna tas ut på en vanlig fyrfärgsskrivare eller kopiator, men inte kräva specialtryck på ett tryckeri.
• Affischer. Vi affischerar fysiskt och digitalt. Vi efterfrågar en mall för större affischer i A3 eller A2, samt ett mindre format lämpligt för A4 eller A5. Affischerna ska gå att skriva ut på en vanlig fyrfärgsskrivare eller kopiator men inte kräva specialtryck på ett tryckeri.
• Roll-ups. Vi har behov av en mall för roll-ups för vår organisation och för enskilda projekt där uttrycket är enhetligt för organisationen men det finns utrymme för projektspecifika kännetecken.
• Annonser i sociala medier. Vi använder främst facebook och annonserar med sponsrade inlägg och till det behöver vi en mall. Vi har även behov av motsvarande mallar för de vanligaste sociala medierna.
• Annonsmall för tryckt media. Vi annonserar inte ofta i tryckt media, men ibland finns behovet av att synas i tryck. Vi har behov av två mallar i mindre format enligt Bonnier News Local standardutformning för tvåspaltsannons eller motsvarande samt kvartssida.
• Logosmyckning av foto. Vi har ibland behov av att lägga in våra loggor och Projektidentifiering i en bild som inte ingår i ett specifikt kommunikationsmaterial eller annat media. Därför behöver vi en mall för bilder där organisationslogga och EU-logga alltid kommer på samma plats och där vi kan välja till en projektidentifieringslogotyp vid behov.
• Bakgrundsbild för videomöten. Vi har behov av en standardiserad bakgrundsbild för videomöten där organisationen är värd.
• Grafiska element i filmer. Vi kommunicerar en del med film som media, både för att inspirera, informera och för att berätta om projekts resultat. I detta behövs grafiska element som en vinjett vid start och slut, logotyper på rätt ställen genom hela filmen, namnskyltar på den som talar eller är i bild, delare osv.
• Powerpointmall. Vi har en mall för organisationens ordinarie presentationer, men behöver en mall som hanterar foto och kan anpassas så att samma mall kan särskiljas för enskilda projekt. Mallen ska följa föreningens befintliga val av stil, men den behöver en uppfräschning. (Befintlig mall och nuvarande grafiska profil delar vi med alla som anmäler att de vill lämna anbud.)

Därutöver också

• Utformning av projektidentifierande logotyper. Vi har behov av helt nya logotyp- eller stämpelliknande element som visar vilket av organisationens egna projekt som kommunikationen avser. Det ska vara särskiljande för olika projekt men också igenkännande. (Exempel på vad vi menar lämnar vi när du anmäler att ni vill lämna anbud.)
• Namnskyltar för kläder. Vi har behov av namnskyltar för personal och styrelse, och för dessa behövs en mall. Namnskyltsmallen ska också gå att använda för klistermärken med samma funktion.

Programvaror

Mallarna ska fungera att använda i olika programvaror som varje medarbetare har tillgång till. T ex Officepaketets program, Canva, Adobes programvaror, Zoom/Teams osv. Har ni förslag på andra programvaror för användning av motsvarande mallar (shareware/freeware) får ni gärna lämna dem.

Att förhålla sig till i formgivningen

Logotyper

Vi har en organisationslogotyp som vi ska använda i all kommunikation och det ska alltid finnas med en viss EU-logotyp för Jordbruksfonden. Det innebär att dessa två element måste finnas med i alla mallar. (Dessa får du av oss när du anmäler att ni är intresserade av att lämna anbud.)

Typsnitt

Vi använder Arial i rubriker och Times New Roman eller Garamond i löptext. Det innebär att mallarna ska använda sig av samma typsnitt för igenkänning.

I det Leadergemensamma profilprogrammet där bland annat logotypen är framtagen finns även andra utvalda typsnitt, men dessa ska inte användas.

Dekorelement

Leader har ett dekorelement i form av en grön grodd, som också återfinns i logotypen. Denna grodd kan med fördel användas i mallarna och varieras i färg vid behov.

Organisationens logotyp har tagits fram gemensamt med andra leaderområden och det finns en färgskala och en stor variation av andra dekorelement som vi får använda i vår kommunikation. Vad gäller färgskala och dekorelement står det er fritt att använda dessa och anpassa efter våra behov, men också att komma med förslag på alternativa element och färgskalor som på ett stilrent sätt förstärker kommunikationen.

Projektidentifiering

I de flesta mallar behövs möjligheten att kunna välja till eller välja bort en projektidentifiering. Det finns ett behov av att ta fram ett format för projektidentifiering som gärna får vara baserat på ett handskriftstypsnitt, men som används som en logotyp eller stämpelliknade sätt där projektnamnet skrivs ut med ett typsnitt som avviker från ordinarie typsnitt. T ex projekten ”Smart bygd 2030” och ”Attityd” behöver en särskiljande identitet som t ex kan vara färgen på texten som är projektets identifikation förutom namnet, eller något helt annat enligt ert förslag. Dessa ska kunna monteras på t ex bilder i samtliga underlag av annons- och trycksakskaraktär som nämns ovan.

Bilder

Mallarna bygger på att vi själva ska kunna lägga in bilder beroende på budskap. Dessa mallar ska anpassas för solitära bilder, inte collage.

Vi har ibland behov av att lägga in våra loggor och en projektidentifiering i en bild. Därför behöver vi en mall även för detta där vi väljer bild och eventuellt projekt, men där organisationslogga och EU-logga alltid ska vara med.

Färgval och manér i övrigt

All kommunikation som föreningen gör ska vara stilren och enkel. Grundtanken för föreningens kommunikation är att vi viskar för att höras, vi är lågmälda för att skapa trovärdighet i budskapet.

Inga collage eller blandade motiv, utan mallarna ska vara baserade på att vi i första hand använder en bild på en affisch, en annons osv. Bara i undantagsfall ska flera bilder kombineras som collage. Logotyper och utsmyckning kan dock vara i bilder.

Vår föredragna bakgrundsfärg är vitt eftersom text ofta syns bäst mot vitt, och det är det bästa för trycksaker som görs på papper i en vanlig skrivare. Andra bakgrundsfärger kan användas i material som inte ska printas.

Vårt material ska i största möjliga mån ta hänsyn till funktionshinder, och därför ska också formgivningen av mallar ta hänsyn till bästa möjliga kontrast och att undvika sådant som kan uppfattas som rörigt och på annat sätt främja tillgänglighet för så många som möjligt.

Formalia kring upphandling och anbud

Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) som en direktupphandling då det totala anbudsvärdet understiger takbeloppet för upphandlingskravet.

Om nya kompetenskrav tillkommer och dessa ej kan tillgodoses inom ramen för denna upphandling, kommer särskild upphandling att ske.

Ska-krav på anbudsgivaren

• Anbudsgivaren ska vara ett företag eller enskild firma som är registrerad för F-skatt.
• Anbudsgivaren får inte ha skatteskulder eller vara på ekonomiskt obestånd.
• Anbudsgivaren ska kunna styrka erfarenhet av grafisk formgivning och kunna lämna referenser.

 Anbudets innehåll

Anbudet ska innehålla:

• Presentation av det anbudsgivande företaget med
  • Organisationens namn
  • Organisationsnummer
  • Postadress
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Webbadress
  • Kontaktperson
• Presentation av den eller de personer som planeras arbeta i projektet. Presentation ska innehålla CV eller annan dokumentation av kompetens och erfarenhet, antingen som dokument eller hänvisning till relevant del av hemsida.
• Tre referensexempel på liknande uppdrag som organisationen utfört och aktuella kontaktuppgifter för dessa referenser. Referensexempel kan vara bifogade eller finnas på länkad extern plats.
• Tidplan för när leverans/produktion kan ske.
• Pris för uppdragets genomförande. Pris ska anges som pris per timme med beräkning på omfattningen timmar för det ovan beskrivna uppdraget. Priset ska anges i SEK och anges inklusive moms.

Meriterande i anbudet är:

• Om uppdraget kan utföras inom en förhållandevis snar framtid.
• Om anbudsgivaren bedriver verksamhet helt eller delvis på landsbygden i någon av våra fyra ingående kommuner Bräcke, Ånge, Timrå eller Sundsvall.

Anbudets form

Anbudet ska vara skriftligt, vara skrivet på svenska och innehålla de uppgifter som angetts i underlaget samt vara inskickat av behörig person för att vara giltigt.

Anbudet kan lämnas med e-post till info@mittlandplus.se.

Anbudstidens utgång

Skriftligt anbud ska vara oss tillhanda senast den 19 december 2024 kl 23:59.

Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt 2 månader efter anbudstidens utgång.

Förfarande och urval

Anbud som inte uppfyller ska-kraven på anbudsinnehåll diskvalificeras.

Anbud som uppfyller ska-kraven poängsätts på en skala 1-5 med avseende på följande delbedömningar:

1. Referensexempel (viktas med 40%)
2. Pris för uppdragets genomförande (viktas med 40%)
3. Snabbhet i leverans/produktion (tidplan) (viktas med 20%)

Poängen viktas och summeras och det anbud med högst totalpoäng vinner upphandlingen. Om flera anbud når samma totalpoäng sker urval utifrån preliminär plan för genomförande utifrån en skala 1-5.

Anbudsprövning/tilldelning

Endast anbudsgivare som uppfyller ”ska-kraven” i detta förfrågningsunderlag samt lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter är kvalificerade för utvärdering.

De anbudsgivare som uppfyller ”ska-kraven” är kvalificerade och kommer att gå vidare till utvärderingsfasen. Det anbud som i utvärderingen bedöms som det mest fördelaktiga, sett till kriterierna kompetens och erfarenhet, kostnader samt referensuppdrag kommer att antas.

Anbudsöppning och tilldelningsbesked

Vi öppnar anbuden den 20 december 2024. Tilldelningsbesked kommer att skickas via e-post till samtliga anbudsgivare så snart anbuden är bedömda.

Avtal

Avtal är slutet först när båda parter undertecknat skriftligt avtal. Avtal sluts i separat överenskommelse efter att urvalsförfarandet är genomfört.

Avbrytande av upphandling

I den händelse nya eller förändrade förutsättningar eller påverkande beslut fattas, kan upphandlingen komma att avbrytas.