Anbudsförfrågan löneadministration

Leader Mittland Plus är en ideell förening som är en möjliggörare för landsbygdsutveckling. Vi har vårt säte i Sundsvall, men verkar för landsbygdsutveckling i de fyra kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Föreningen är ett samarbete mellan ideell, privat och offentlig sektor, och den nuvarande organisationen bildades 2015.

Föreningen har cirka 40 medlemmar inom ideella verksamheter, företag, offentliga organisationer och privatpersoner. I vårt uppdrag ingår att coacha blivande projektägare, hantera projektansökningar, samt förmedla och administrera EU-stöd till lokala utvecklingsprojekt som jobbar med LEADER-metoden.

Vi är en liten organisation med ett stort hjärta som gör allt för att stötta genomförandet av goda utvecklingsidéer, och vårt mål är att göra det med hög servicenivå och stor flexibilitet.

Vi jobbar i stor utsträckning digitalt när det gäller vår administration.

Ekonomiförvaltning i form av löpande bokföring och ekonomi sker i intern regi av Leader Mittland Plus. Denna anbudsförfrågan avser ett komplement i form av extern tjänst för lönehantering.

I denna anbudsförfrågan vänder vi oss främst till ekonomi- och lönekonsulter inom de fyra kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall.

Nedan följer en kort beskrivning av uppdraget vi vill ha anbud på:

Löneadministration

Upprättande av löner, inklusive

• Löneberäkning inkl hantering av sjukfrånvaro, semester, VAB, reseersättning och motsvarande
• Lönebesked
• Banklista på fil
• Arbetsgivardeklarationer inkl avstämning skatter och avgifter samt skattedeklaration
• Avsättning pensioner samt uppgiftslämning till bl a Collectum och Fora
• samt ev tillkommande därtill hörande uppgifter

Omfattning

Vi är för närvarande fyra anställda och månatlig lönehantering för dessa fyra ska ingå i offerten. Leaderkansliet personal rapporterar resor, VAB, semester och andra avvikelser senast den 10 i månaden efter.

Vår styrelse består av 20 personer och cirka 12 av dessa är arvoderade av föreningen, övriga av sina offentliga uppdragsgivare. Vi har 6-8 styrelsemöten per år, och arvodeshanteringen sker som en del av den löpande lönehanteringen. Denna hantering ska ingå i offerten.

Vi har även fasta arvoden till vissa förtroendeuppdrag. Leaderkansliets personal rapporterar aktuella arvoden, resor och restidsersättning senast den i 10 månaden efter.

Löner och arvoden delas bokföringstekniskt mellan olika projekt och en person kan ha lönekostnader i flera olika projekt under samma månad. Det är önskvärt att tekniken bakom löneuträkningen har stöd för att för löner och arvoden kan bokföras genom integration mellan löneprogram och bokföringsprogram och att programmet kan ta hänsyn till uppdelning på kostnadsställen, men det är inte ett absolut krav.

Ange vilket eller vilka program ni föredrar för löneadministrationen.

Anbud ska innehålla:

• Namn på organisationen som lämnar offerten inklusive organisationsnummer, samt namn och yrkestitel för de personer som ska jobba med uppdraget.
• Beskrivning av organisationens/de aktuella utförarnas meriter som gör organisationen lämplig för uppdraget, t ex CV.
• Referenser med namn och kontaktuppgifter till minst två kunder där ni utfört liknande uppdrag.
• Uppgifter om vad som ingår i ert anbud.
• Uppgift om pris per löneberäkning per person som ett fast pris eller annat fast pris, t ex fast pris per månad eller kalenderår.
• Ange gärna pris per timme för tillkommande tjänster vid behov
• Uppgifter om vilken programvara som används för löner, samt vad Leader Mittland Plus ska leverera till er för att ni ska kunna utföra ert uppdrag.

Urvalsförfarande

Tidigare erfarenheter från uppdrag med liknande verksamheter är meriterande. Vi värdesätter noggrannhet och punktlighet hos den som får uppdraget.

Vi kommer att bedöma anbuden på både erfarenheter/referenser samt pris, med viktning 50/50.

Om erfarenheter och referenser är likvärdiga avgör beräknat pris per år för respektive tjänst.

Frågor

Frågor besvaras av verksamhetsledare Erika Larsson Karinaho, erika.larsson@mittlandplus.se, 070-316 23 66.

Skicka ditt anbud till

Maila din offert/anbud senast den 1 november 2024 till info@mittlandplus.se.

Avtal

Vi har för avsikt att skriva avtal med den organisation som lämnar vinnande anbud senast i december 2024 för att påbörja samarbetet från och med 1 januari 2025.