Vi upphandlar tjänster inom ekonomiförvaltning och lönehantering

Vi är en liten organisation med ett stort hjärta som gör allt för att stötta genomförandet av goda utvecklingsidéer, och vårt mål är att göra det med hög servicenivå och stor flexibilitet.

Leader Mittland Plus är en ideell förening som i första hand är en möjliggörare för landsbygdsutveckling med hjälp av LEADER-metoden, eller Lokalt Ledd Utveckling som den också kallas. Vi har under 2016-2023 73 mkr att fördela på landsbygdsutvecklingsprojekt med leadermetoden och de här pengarna gör nytta Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvalls kommuner, och till viss del inom Höga Kusten.

Leaderföreningen är ett lokalt partnerskap för landsbygdsutveckling. Föreningen har cirka 40 medlemmar inom ideella verksamheter, företag, offentliga organisationer och privatpersoner.

Vårt huvudsakliga uppdrag är alltså möjliggöra landsbygdsutveckling i kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Detta gör vi i första hand genom att coacha blivande projektägare, hantera projektansökningar, samt förmedla och administrera EU-stöd till lokala utvecklingsprojekt som jobbar med LEADER-metoden.

Kansliet har sitt säte i Sundsvall men då föreningen jobbar över hela leaderområdets fyra kommuner rör vi på oss i hela området efter behov. Under 2016-2022 har föreningen också viss verksamhet inom Höga Kusten genom Europeiska Havs och fiskeriområdet.

Vi jobbar i stor utsträckning digitalt när det gäller vår administration.

Denna upphandling har två delar, där ekonomiförvaltning och lönehantering är den huvudsakliga delen av förfrågan och möjligheten att bistå leaderkontoret i LEADER-relaterad EU-redovisning ses som option eller möjligt framtida samarbetsområde där vi skulle kunna hjälpas åt utifrån hur vår organisations arbetssituation ser ut.

Ekonomiförvaltning och lönehantering

I rubriken ekonomiförvaltning ingår bland annat löpande bokföring, löpande utbetalningar, upprättande av löner och arvoden, hantering av frånvaro, semester, VAB med mera, reseersättningar och utlägg, rapport arbetsgivardeklarationer och pensioner, inkomstdeklaration, årsbokslut och årshandlingar, kontakt med revisorer, stöd för kansliet i ekonomifrågor samt löpande rapportering. Viss fakturering av medfinansiering och medlemsavgifter kan bli aktuellt.

Under 2021 har vi haft cirka 400 verifikat i bokföringen.

Antalet anställda är för närvarande 3 men kommer att bli fler genom projektverksamhet under året.

I den arvoderade styrelsen finns 20 personer, varav 12 är arvoderade genom leaderorganisationen och följaktligen finns i lönehanteringen. Därutöver finns arvoderade förtroendeuppdrag såsom föreningsrevisorer och valberedning.

Option på LEADER-specifik ekonomiredovisning

Vi vill veta om ni har möjlighet att bistå oss också i projektredovisning till Jordbruksverket för de projekt som leaderföreningen själv driver. Det avser framför allt ett större projekt där all EU-administration och mobilisering finns och där vi rapporterar till Jordbruksverket digitalt kvartalsvis. Vi driver även flera mindre projekt som redovisas till Jordbruksverket. Projektredovisning av föreningens egna projekt görs i Jordbruksverkets webb-baserade tjänst för ansökan om utbetalning av stöd med hjälp av underlag från ekonomiredovisningen.

Exempel på en sådan redovisning rekvireras från kansliet.

Vår tanke är att om detta uppdrag ska utföras av er, gör vi det till en början tillsammans så att vår erfarenhet överförs till den person hos anbudsgivaren som utför uppdraget som extern konsult.

Teknik

Vi hanterar all vår administration digitalt så långt det är möjligt.

Vi använder idag Visma eEkonomi Smart och Visma Lön, tjänster som går att integrera med varandra. Vi kan tänka oss att byta program, men vi ska kunna jobba i programmet lokalt på kansliet och ha full insyn i den bokföring som görs, tillika kunna ta ut de rapporter vi behöver för att följa upp ekonomin i enskilda projekt och i verksamheten i stort på egen hand.

Vi använder e-faktura kopplat till vårt redovisningssystem.

Verksamhets- och beslutsprotokoll upprättas, signeras digitalt och arkiveras digitalt.

Alla projektansökningar och ansökningar om utbetalningar är digitala.

Våra arkiv är digitala och vi delar handlingar genom serverdelning.

Uppdragets omfattning

Denna förfrågan omfattar 2022-2023 års räkenskaper och projekt, med möjlighet till förlängning till och med 2025 då leaderföreningens verksamhet avvecklas och övergår i ny organisation.

Offert ska innehålla

• Namn och uppgifter om organisationen
• Beskrivning av erfarenhet och kompetens inom föreningsredovisning och EU-projektredovisning inklusive referenser.
• Namngiven/namngivna konsult/konsulter med CV som styrker lämplighet för uppdraget inom leaderföreningen.
• Offererat pris. Arvode per timme och uppskattad tidsåtgång med en beskrivning i punktform av det uppdrag ni offererar. Priset sätts med fördel som ett takpris, med fast timpris. Tillkommande pris för uppdrag utöver det som offererats i grunduppdraget.
• Övrig information som ni anser är relevant för uppdraget

Förfarande och urval

Vi sätter stort värde på personlig kontakt utöver erfarenhet av liknande uppdrag och offererat pris. Vi kommer därför att titta på alla tre faktorer i vårt urval.

Tidigare erfarenheter av ideella föreningars ekonomi är ett krav liksom erfarenhet av projektekonomi inom EU-finansierade projekt och där tillhörande administration.

Det är också meriterande om verksamheten helt eller delvis bedrivs på landsbygden i någon av våra fyra ingående kommuner, men det är inte ett krav.

Vi har i vår direktupphandlingsprocess vänt oss till flera byråer för att be om offerter, men vi kan ha missat att skicka direkt till just din byrå. Ni naturligtvis välkomna att skicka in en offert till oss.

Vi vill ha ert anbud senast den 21 februari 2022 till info (at) mittlandplus.se

Frågor

Frågor besvaras av verksamhetsledare Erika Larsson Karinaho på 070-316 23 66 eller epost erika.larsson (at) mittlandplus.se.

Lite mer än halva tiden har gått för programperioden 2014-2020 (dvs 2016-2022) och nu bedömer vi att det finns tillräckligt med pågående och genomförda projekt för att genomföra en utvärdering i halvtid.

För detta söker vi en extern utvärderare som har erfarenheter av att själv jobba med Leadermetoden på något sätt. Vi har valt metoden peer evaluation, vilket innebär att utvärderingen ska ske med hjälp av någon eller några som själva har erfarenhet av att jobba med leadermetoden, antingen genom tidigare verksamhet inom ett leaderkontor, inom en LAG-grupp eller som genomförare av ett leaderprojekt.

För att vara aktuell för uppdraget ska du ha god kännedom om leadermetoden och ha aktivt varit delaktig i leaderverksamhet på något sätt, men inte ha varit verksam inom det som idag är Leader Mittland Plus, det vill säga kommunerna Bräcke, Ånge, Timrå och Sundsvall. Detta för att säkerställa att utvärderingen är extern.

Det vi vill ha svar på är dels hur metoden uppfattas och fungerar av de som beviljats stöd, och dels hur den mer administrativa delen av arbetet runt projektcoachning, ansökan om stöd och utbetalningar har fungerat så här långt liksom hur LAG-medlemmarna uppfattar arbetet i LAG. Syftet är att hitta förbättringsförslag framför allt för vårt lokala arbete, men också ge tips vidare kopplat till den nationella processen som vi inte kan påverka i så stor utsträckning. Uppdraget är en mindre utvärdering för vägledning framåt, medan en större utvärdering kommer att ske under 2022-23.

Utvärderingen ska genomföras under första kvartalet 2020, och resultatet ska presenteras senast i slutet av april 2020.

Vi har själva genomfört enkätfrågor till utvalda grupper, och dessa underlag kommer den som får uppdraget ta del av för att analysera vidare. Fler frågor är förstås möjliga att ställa, och även intervjuer är möjliga.

Anbud ska innehålla information om organisation och person/-er som ska jobba med utvärderingen samt deras specifika kompetenser och lämplighet för uppdraget, hur många fakturerade timmar uppdraget beräknas ta i anspråk inkluderat förberedelser, informationsinhämtning, analyser, möten och rapportering, samt pris per timme. Anbuden ska också innehålla referenser.

Anbuden utvärderas utifrån anbudsgivarens kompetens och totalpris. En tak-summa för uppdraget finns, och uppdrag som går över vårt tak kommer att väljas bort.

Anbud ska ha kommit in till Leader Mittland Plus senast den 15 januari 2020.

Mer information lämnas av verksamhetsledare Erika Larsson, 070-316 23 66.

Vi har skapat en egen sida för utvärdering som kommer att uppdateras löpande.